Warme overdracht tussen po en vo: let extra goed op privacy!
Door de coronacrisis ziet de overgang van het primair naar het voortgezet onderwijs er heel ander uit. De eindtoets van groep acht is geschrapt en het schooladvies dat voor 1 maart aan leerlingen is gegeven, wordt daarmee als definitief beschouwd. Minister Slob vraagt in een brief aan alle scholen en besturen in po en vo om ervoor te zorgen dat leerlingen in de brugklas kunnen starten op een niveau dat rechtdoet aan hun capaciteiten en mogelijkheden. De minister benadrukt dat de warme overdracht erg belangrijk is om leerlingen een goede start te kunnen geven. Ook geeft hij aan dat het kan helpen om een startgesprek tussen, ouders, leerlingen en de vo-school te voeren. Tijdens deze startgesprekken moet er ook aandacht zijn voor de privacy van de leerling. Er mogen alleen gegevens worden uitgewisseld die strikt noodzakelijk zijn voor het leren en begeleiden van de leerling op de volgende school. In dit artikel lees je over privacyregels en overdracht leerlinggegevens po-vo.
Welke gegevens worden in het Onderwijskundig rapport (OKR) opgenomen?
De basisschool is verplicht een onderwijskundig rapport (OKR) op te stellen over de leerling. In dit rapport mag de basisschool alleen gegevens opnemen die in de volgende categorieën vallen:
- administratieve gegevens (naam, adres, onderwijsnummer);
- gegevens over leerresultaten en onderwijshistorie;
- gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag van het kind (werkhouding, gedrag in de omgang);
- gegevens over de verzuimhistorie;
- gegevens over de eventuele extra begeleiding die een leerling heeft gekregen of nodig heeft.
Op de inhoud van het onderwijskundig rapport is sinds 25 mei 2018 ook de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Op grond van de AVG mag een school alleen gegevens verwerken als dat nodig is voor de uitvoering van wettelijke taken en als dat nodig is voor specifieke doeleinden.
Welke rechten hebben ouders bij het onderwijskundig rapport?
Ouders hebben recht op inzage in het onderwijskundig rapport van hun kind. Ouders kunnen aan de school vragen om gegevens te rectificeren of te wissen. Een school is verplicht ouders actief te informeren over de inhoud van het OKR. Opmerkingen en visie van ouders moeten op verzoek worden toegevoegd aan het rapport. Professionele indrukken mogen niet gecorrigeerd worden. Mochten ouders bezwaren maken tegen de professionele indrukken, dan dient de school dit te vermelden in het OKR.
Informatieverstrekking aan gescheiden ouders
Scholen zijn verplicht ouders actief te informeren over de inhoud van het onderwijskundig rapport. Maar hoe doe je dat bij gescheiden ouders?
Lees het artikel Informatieverstrekking, AVG en gescheiden ouders: dit moet je weten! voor meer informatie over dit onderwerp.
Let op je formulering
Ouders hebben recht op inzage. Het is belangrijk om aandacht te besteden aan de formulering. Vaak hebben ouders zorgen over stigmatisering. Het kan helpen door altijd eerst met ouders af te stemmen welke gegevens er gedeeld mag worden met de toekomstige school. Let op je formulering bij een waardeoordeel. Een waardeoordeel (positief of negatief) moet niet op een feit lijken. Bij waardeoordelen is het belangrijk om aan te geven dat het gaat om iets wat jij vindt of ervaart. Bijvoorbeeld dat je niet noteert dat leerling A vervelend is, maar dat je vindt dat leerling A zich vervelend gedraagt. Vervolgens licht je toe waarom je dat vindt: leerling A maakt altijd rare geluiden tijdens je uitleg. Verwijzingen naar bepaald gedrag moeten goed toegelicht worden. Ook moet je terughoudend zijn met specifieke termen zoals Autisme, ADHD, enz. Zulke termen kunnen stigmatiserend werken, zeker als er nog geen diagnose is gesteld. Gebruik specifieke termen alleen als er gegevens over een diagnose beschikbaar is en check voor alle zekerheid of je deze gegevens met anderen mag delen.
Vijf sleutelvragen
Bij zowel de koude als de warme overdracht is het belangrijk om vijf sleutelvragen in acht te nemen.
- Wat wil je precies delen?
- Met welke doel wil je het delen?
- Met wie wil je het delen?
- Hoe ga je het formuleren?
- Hoe ga je het delen?
Bronnen
- Kennisnet
- Autoriteit Persoonsgegevens
- Onderwijsgeschillen
Heeft u vragen over privacy? Neem dan vrijblijvend contact op met ons. Wij zijn u graag van dienst.