Functionaris gegevensbescherming: hoe geef je feedback?

Eén van de voornaamste taken van een functionaris gegevensbescherming (FG) is het geven van advies over de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Om goed advies te kunnen geven, moet een FG eerst een helder beeld hebben van ‘het probleem’. Wanneer ‘het probleem’ helder is, kan de organisatie zelf ook meedenken over een oplossing. Echter kan dit in de praktijk als een moeilijk punt worden ervaren. Welke informatie moet je als FG wel en niet delen? Waarop moet je letten als je feedback geeft? Hoe ga je om met weerstand? In dit artikel vind je antwoorden op deze vragen.

Steun en confrontatie

Een FG mag zich niet laten meeslepen. Wanneer een verwerkingsverantwoordelijke bijvoorbeeld bepaalde onderwerpen vermijdt, moet de FG niet ook deze onderwerpen gaan vermijden, maar die juist bespreekbaar maken. Een goede FG durft te confronteren en durft aan te geven waar er verbetering mogelijk is. Scholen hebben bevestiging en steun nodig. Ze hebben het recht om te weten of de dingen die ze doen wel werken of niet. Deze ‘steun’ dient wel gegeven te worden, ook al wordt er niet om gevraagd.

Feedback

Een FG mag niet projecteren. Projecteren is het verplaatsen van het eigen gevoel naar een andere persoon. Als functionaris gegevensbescherming moet je je bewust zijn van je eigen gevoelens en niet automatisch vanuit gaan dat anderen dezelfde denkwijze hebben of dezelfde meningen en ideeën delen. Wanneer je als FG feedback geeft, gebeuren er twee dingen: ten eerste geef je steun en ten tweede wordt er een confrontatie aangegaan. Door feedback enkel te beschouwen als confrontatie, worden spanningen verhoogd en wordt de kans dat er actie wordt ondernomen steeds kleiner. Het is van belang ook steun te geven.

Zonder oordeel

Het is erg belangrijk om in je feedback oordelen te vermijden. Gebruik geen woorden als zwak, sterk, incompetent, besluiteloos, dictatoriaal, enzovoorts. Vermijd ook vage stereotypen. Feedback moet zo beschrijvend en neutraal mogelijk zijn.

Weerstand

Het is niet altijd makkelijk om je conclusies, adviezen en aanbevelingen te presenteren aan een organisatie. Er kan weerstand ontstaan. Voor een FG is het goed om te weten dat kritiek en weerstand niet persoonlijk bedoeld is. Benoem de weerstand op een neutrale wijze, zodat je meer informatie kunt krijgen over de weerstand die is ontstaan. Weerstand overwinnen is één van de moeilijkste dingen voor een FG.

Heb je interesse in onze FG-dienstverlening?

Nu al vanaf € 195,00 per maand exclusief BTW.